建築関連の大判図面の管理
A3サイズを超える大きな図面は一般的な複合機でスキャンできないため、紙の状態で図面を保管されている会社も少なくないと思われます。建築関係の企業につきものの大判図面の管理についてご説明します。
古い紙の図面は電子化すべき?
紙の図面を電子化すべきかどうか、そして破棄すべきかどうかは、紙の図面を探す頻度と、図面の再作成が可能かどうかで判断できます。
1.図面を探す頻度・時間は?
紙の図面を探す頻度・時間を大まかに測ってみましょう。
図面を電子化して文書管理システムで管理することで、図面探しの時間を大幅に削減できます。検索用のキーワードを適切に付与すれば、必要な図面は10秒以内に探し出すことができます。書類を探す頻度が高ければ高いほど電子化のメリットは大きくなるため、現在紙の図面を高い頻度で長時間探しているのであれば、多少のコストをかけてでも電子化されることをお勧めします。
2.図面は再作成できる?
再作成できない図面や、記録として保管しなければならない図面もあるかもしれません。しかし、もし図面を再作成することができて、なおかつ探す頻度が低いのであれば、保管コストと天秤にかけて紙の図面は思い切って捨ててしまうのも手です。
まとめると以下のようになります。
図面は再作成できる? | 探す頻度は? | |
---|---|---|
再作成は困難 または 記録として保管が必須 | 高い | 電子化して紙は破棄する |
低い | 紙で管理する または スペースがなければ電子化する | |
再作成できる | 高い | 電子化して紙は破棄する |
低い | 紙で置いておく または スペースがなければ破棄する |
紙の大判図面を電子化する方法
大判図面は一般的なA3サイズの複合機ではスキャンできません。スキャンするには、大判スキャナーを導入する方法と、スキャン代行サービスを利用する方法があります。もし、紙の図面が少量で、現在は最初から図面を電子データ(CADデータやPDFファイル)でやりとりされているのであれば、スキャン代行サービスを利用する方が安上がりになる場合もあります。
デジタルドルフィンズにおける図面の管理
建築関係の企業では図面データを案件ごとにフォルダにまとめて保管されていることが多いと思われます。デジタルドルフィンズではフォルダ1つを1件の文書として管理することも可能ですので、現在のフォルダ単位での保管方法を引き継いで文書管理システムに移行することができます。また、デジタルドルフィンズではファイルサーバー(共有フォルダー)からの移行を強力に支援する機能があります。フォルダ名やファイル名をデジタルドルフィンズの分類タグとして採用し、一括でシステムに取り込むことができます。
建築関係の企業で文書管理システムをご検討の方はお気軽にご相談ください。