太陽精工株式会社さま
Q. デジタルドルフィンズ導入前に困っていたことは何ですか？
PCの共有サーバで書類を保管していました。会社としていろいろな書類資料を保管する明確なルールを設けていなかったため、文書が個別管理となってしまい、どんどん階層が深くなり必要な書類がどこにあるか分かりづらかったのです。
検索するにも「どのキーワードを使えばヒットするか」など、社員の共通認識がとれていませんでした。それに私自身があまり書類を作るのではなく見る方が多いこともあり、社員が有益な資料を作っていたにも拘わらず、それを検索しきれなかったと感じています。
個人ルールに基づいて管理されていたので、探して見つけきれなかったときの徒労感がありました。書類を探す時間は1件あたり3～5分くらいで、ちょっとした時間をこの書類を探す無駄時間に費やしていました。
太陽精工株式会社 代表取締役 山下貴嗣さま
Q. デジタルドルフィンズを導入してよかった点は？
文書管理ルールをデジタルドルフィンズで作ることにより社員の文書管理に対する共通認識が芽生え、選択ダイアログ等で選べるようにすることで、ルールを決めて正すことができました。すると以前はあった表記ブレも自ずと減りました。
ルールを一緒に作ってくださったおかげで書類の検索はもちろん登録もスムーズになったと感じています。
Q. デジタルドルフィンを選んだ決め手は何ですか？
ソフトを購入してもらったら「はい、おしまい」というわけではなくアフターフォローもしてくれる点です。中小製造業の会社が作ったソフトだからこそ、中小企業の痛みもわかってくれる点で良いと思いました。
Q. 1日に登録される書類の量は？
全社で10件くらいです。
Q. どのような書類を登録されていますか？
品質管理の書類を主に登録しています。検査成績書なら品質管理部以外の部署も検索する頻度が多いからです。私自身は議事録関係をよく探して見ていることが多いです。
Q. どのように業務に活用されていますか？
検査データが必要になったときに活用しています。品管と営業の業務の連動として品管が作ってデータを保管し、営業は何かあったときにお客様に提出します。
今後の展望として顧客図面の管理もデジタルドルフィンズで行おうとしております。
Q. デジタルドルフィンズの操作性はいかがですか？
操作性は良いと感じています。特に文書管理の要となる保管方法、検索方法の操作性がいいと感じています。取引先名で検索したり、どんな書類を探しているか自分が分かっているキーワードで検索できるので探しやすいです。
Q. サポート体制はいかがですか？
色々とフォローしていただいて感謝しています。
Q. 同じ業種（圧造加工）の会社で、文書管理を検討されている会社に向けてメッセージをお願いします。
大企業のような厳格な文書管理ルールを設けようとしても、作り切れない中小企業はたくさんあると思います。自分たちの合言葉やキーワードを上手く設定することによって検索も保管もしやすくなります。そういった点で非常にメリットのあるシステムだと感じています。個人が勝手に階層を深くするということはなく、平等に平場でキーワード検索することによって非常に管理がしやすいです。
そのためには、会社で共通したキーワードを定める必要がありますが、それはそんなに難しい事じゃないと思います。
