アキツ工業株式会社さま
アキツ工業株式会社 常務取締役 長野篤義さま
Q. デジタルドルフィンズ導入前に困っていたことは何ですか？
弊社では、お客さまの注文の内容を紙ベースで1件ずつ保存していまして、10年ぶん近い書類があったんですね。それをリピート注文や新しい注文が来るたびに、過去の書類の中から探さないといけないわけです。
もちろん地区や顧客名で分類されてはいましたが、それにしても膨大な量がありまして、どうしても案件ごとにかなりの時間を割いて書類を捜していました。
何らかの形でこれをデジタル化したいな、と考えていたんですけど、そこでたまたまデジタルドルフィンズに出会いまして、導入しました。
見学ツアーで、枚岡合金さんを見学させていただいたんですね。何回か枚岡合金さんと接触する機会がありまして、うちの社長も、5S活動の関係でドルフィンを見つけて、「これはいけるぞ」という感じで、導入に至りました。
Q. 導入前と後で、書類探しにかかる時間の変化は？
かなりの時間短縮になってますね。
以前なら、早く見つかっても10分から15分ぐらいはかかっていたと思います。お客さんの情報量が膨大な場合は、20分はざらにかかっていました。
デジタルドルフィンズ導入後では、数秒から数分というところでしょうか。
インプットするときのキーワードと探す時のキーワードがうまく一致すれば非常に早くなりますので、キーワードについても定期的にルールを見直しをすることで、より早く見つけられるようになってるんじゃないかなと思います。弊社ではインプットの時点で検索時のキーワードをよく意識するようになりました。
Q. 業務にどんな変化がありましたか？
お客様の情報をより早く探し出して、お返事できるような体制ができるようになったことですね。
以前は、紙の書類をバインダーに綴じたものが、何冊も、壁一面の棚にギッシリと入っていたんですね。席を立って、棚まで歩いていって、捜して、バインダーを持ってくる、と。デジタルドルフィンズがあれば自分の席にいながらすぐに探し出すことができますので、非常に便利になっています。
また、担当者以外の人でも同じルールで書類を探せるようになったので、担当者が不在の時でもお問い合わせに対応できるようになりました。
書類の保管スペースに関しても、壁一面にあった180cm×90cmほどの書類棚7個が不要になり、オフィスが広くなりました。
Q. サポートについてはいかがですか？
すごく助かっております。
ソフトの修正・改良もそうですが、ネットワーク等に関しても、非常によくサポートしてもらってます。社内のネットワークがうまく繋がらない とか、そういったことも色々見ていただけますので、非常に助かってます。
