－ 製造業での文書管理システム導入事例 －
株式会社共伸技研さま
Q. デジタルドルフィンズ導入前に困っていたことは何ですか？
インターネットでも営業するようになって、お客様の件数が急激に増えました。現在、見積もりベースで2,000～3,000件、リピートで800件。そういった数のお客様に対応するようになって、紙の書類の束が膨大な量になってきました。
お客様から頂いた資料や図面をファイリングする手間、これが大きな負担になってきていました。
株式会社共伸技研 代表取締役 加藤克典さま
Q. 導入前と後ではどのように変わりましたか？
導入前は、一週間分の書類を纏めてファイリング（手作業）しており、半日がかりの作業でした。
デジタルドルフィンズ導入後は、各担当者がひとつの仕事を終えるたびに書類を登録していますので、その半日のファイリング作業というものが、ほぼ無くなった状態です。
ファイリング時間の短縮以外にも、従来は一週間分の書類を溜め込んでいましたので、例えば1～2日前の書類が必要な時は、1週間分の紙の束の中から探していたんです。そういったムダも無くなりました。
Q. 図面以外に登録されている書類はありますか？
多いのが、お客様とのFAXでのやり取りや打ち合わせのメモです。
Q. 導入を検討されている方へメッセージを。
導入してもうひとつ大きなメリットがあったのが、お客様との電話対応時のスピードアップです。
以前だと、電話を受けて「○○の図面を確認してくれ」と言われたときに、まず書類棚に行って、お客様のファイルを探して、図面を引っ張り出す…という作業をしていました。
現在では、お客様と電話を繋いだまま、モニタに図面を表示して打ち合わせを続行できるようになりました。顧客満足度の向上という点でも、非常に有効だと思います。
