株式会社共伸技研さま その2
Q. デジタルドルフィンズ導入直後と現在で、何か変わったことはありますか？
枚岡合金工具さんにお手伝いしてもらいながら社内で開発している工程管理システム『工程見える化システム』とデジタルドルフィンズの連携ができるようになったことです。
デジタルドルフィンズ導入当初では思いつかなかったほどの便利な連携ができるようになりました。
※『工程見える化システム』は、共伸技研が独自に開発した工程管理のソフトです。現在は枚岡合金工具の開発担当者が同システムのメンテナンスやアップグレードを行っています。
株式会社共伸技研 代表取締役 加藤克典さま
Q. 自社開発された工程管理システムとデジタルドルフィンズの連携とは具体的にはどういったものですか？
連携前は、お客様からの注文書を見て(1)工程見える化システムで生産指示書を印刷し(2)デジタルドルフィンズで検索し登録されている図面を印刷する、というツーステップの作業をしていました。
連携後は工程見える化システムからデジタルドルフィンズの図面を呼び出し、ワンステップで指示書と図面を印刷できる様にしていただきました。この作業は一日に数十件あり、大きな時間削減になりました。
他にもデジタルドルフィンズのバーコード読み取り機能と工程見える化システムの連携もしていただいています。
毎日数十件ある出荷許可は生産指示伝票のバーコードを読み取る事で、工程見える化システムに登録しています。連携前は手持ちのバーコードリーダーで１枚ずつ読み込んでいました。連携後はデジタルドルフィンズのバーコード読み取り機能を応用し、複合機の自動送りのスキャナでまとめて通すだけで工程見える化システムでの出荷許可を登録できるようにしていただきました。こちらも大きな時間削減になりました。
また連携前はスキャンが1枚できていないと単なる打ち忘れのミスなのか、はたまた出荷許可をしてはいけないものだったのか調べなくてはいけませんでした。しかし、この連携で人間によるミスの可能性がなくなり調べる手間も省け、すぐ次の作業に取り掛かれるようになりました。
Q. 自社開発されたソフトに枚岡合金工具が携わることになった経緯について
元々、工程見える化システムは手配用のデータベースのつもりで作りはじめました。より効率の良い管理の仕組みを入れるために工程管理システムに発展させようと思ったのですが、難しいロジックを組む必要があり、自社では手に負えなかったんです。そこでデジタルドルフィンズでお世話になっている枚岡合金工具の開発担当者さんにお願いすることにしました。
ほとんどのITベンダーさんは仕様をかっちりと決めてからプログラムを組みますが、枚岡合金工具さんはプロトタイピングで方向性をある程度決めて、少しずつ積み重ねていってくださったので齟齬がなく作っていくことができました。
Q. サポート体制はいかがですか？
サポート体制が素晴らしいので16年使い続けています。
Q. どのような書類を登録されていますか？
基本的には図面を登録していますが、図面がメインといえないくらいありとあらゆるものを登録しています。例えば、見積書や見積もり計算のメモや商談のメモまで登録しています。
Q. どのように業務に活用されていますか？
製造以外に営業でもデジタルドルフィンズが活躍しています。
たくさんの取引をしている中で、お問い合わせがあった際に、お客様の名前を検索するだけで見たい文書がヒットするので大変役立っています。
現在新規のお客様を1人の従業員が担当しています。約3500社とお付き合いがあるのですが、1人で行うことができているのはデジタルドルフィンズのおかげです。登録することで管理から手放されること、調べる手間が圧倒的に減ったことはデジタルドルフィンズなしでは叶いませんでした。
Q. デジタルドルフィンズを導入された決め手は何ですか？
当時は2～3社でどれにするか悩んでいました。
比較した結果、登録の手間が圧倒的にデジタルドルフィンズのほうが少なかったというのが決め手です。データベースソフトは登録する作業時間とそれを引っ張りだす時間のバランスが取れていないと費用対効果が合わないと思っています。なので、滅多に探さない書類は保管する必要があってもデジタル化せず、紙で保管しています。
また、他の文書管理システムは書類の属性が大事でカテゴリ化してしまうとフォルダ階層を理解していない人は求めている文書にたどり着けない、というのは不便だなと思ったからです。そういった考え方ではなくキーワードで呼びだせるデジタルドルフィンズに惹かれました。
